Компенсационные выплаты водителям – 2022 год

Содержание

НТВП «Кедр — Консультант»

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Вопросы налогового законодательства » В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям. Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям. Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям в размере фиксированной суммы 700 руб. за сутки, когда есть факт разъездного характера работы (работа на транспорте за территорией организации, что подтверждается путевыми листами).

Так же в организации есть компенсация за вахтовый метод работы в размере 805 руб. за каждые сутки нахождения на вахте.

Вопрос:

1) Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

2) С сумм указанных компенсаций производятся удержания алименты и другие удержания по исполнительным документам?

3) Включаются данные компенсации в отчеты 4- ФСС и РСВ-1 и отчетность по НДФЛ (справки)?

Ответ:

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

В рассматриваемой ситуации доплата (надбавка) к должностному окладу за разъездной характер работы не связана с возмещением работнику каких-либо затрат, понесенных им при исполнении трудовых обязанностей. Размер доплаты не зависит от понесенных работником расходов

Следовательно, доплата (надбавка) за разъездной характер работы, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом, не относится к компенсациям в смысле ч. 1 ст. 168.1, ч. 2 ст. 164 ТК РФ, а является частью системы оплаты труда применительно к ч. 1 ст. 129, ч. 2 ст. 135 ТК РФ.

Расходы на оплату труда (в том числе доплата к должностному окладу за разъездной характер работы), а также начисленные страховые взносы (о чем сказано в разделе «Страховые взносы») включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату начисления указанных сумм (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Доплата (надбавка) к заработной плате за разъездной характер работы признается объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ), п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Это обусловлено тем, что, как отмечено выше, доплата к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством, и, соответственно, к данной выплате не применяются нормы п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, освобождающие компенсационные выплаты от обложения страховыми взносами.

Дополнительно об обложении страховыми взносами доплаты к заработной плате за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по страховым взносам на обязательное социальное страхование, Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

По общему правилу доход работника в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей (заработной платы) является объектом налогообложения и формирует налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

Как отмечено выше, сумма доплаты к окладу, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом за разъездной характер работы, не может рассматриваться в качестве компенсации, предусмотренной трудовым законодательством, следовательно, норма п. 3 ст. 217 НК РФ на данную выплату не распространяется и указанная сумма подлежит налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке, применяемом в отношении заработной платы.

Доплата (надбавка) к окладу за разъездной характер работы учитывается в составе расходов на оплату труда ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 3 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, начисленные на сумму доплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Начислена доплата за разъездной характер работы

Начислены страховые взносы на сумму доплаты

Удержан НДФЛ с суммы доплаты

Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

Перечислена работнику сумма доплаты за разъездной характер работы за текущий месяц (за вычетом удержанного НДФЛ)

Выписка банка по расчетному счету

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей, поэтому не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

При этом, по мнению Минтруда России, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213).

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работы (в данном случае — расходы на проезд, на проживание и суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182). Однако в части квалификации расходов существует другая позиция, основанная на разъяснениях Минфина России и налоговых органов, заключающаяся в том, что данные расходы учитываются в составе расходов на оплату труда (Письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153, Минфина России от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250).

Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованны и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.

Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Разъездной характер работы как способ экономии на уплате НДФЛ и страховых взносов

если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения;

при отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке;

суммы суточных, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определенном локальным актом организации.

Такая позиция изложена в письмах от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364 и др.

При этом в Письме № 03-04-05/90156 подчеркнуто, что доходы работников в виде сумм оплаты труда в повышенном размере подлежат обложению НДФЛ в общем порядке. Очевидно, что суммы такой повышенной оплаты нужно включать в базу для начисления страховых взносов.

Минтруд в Письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 согласился с тем, что законодательство не определяет понятие «разъездной характер работы». По мнению чиновников, разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне места расположения организации. Причем такая работа должна носить постоянный характер. В письме указано, что в целях возмещения расходов, приведенных в ст. 168.1 ТК РФ, условия, определяющие разъездной характер работы для конкретного работника, должны быть установлены заключенным с ним трудовым договором.

На практике не всем работодателям удается доказать обоснованность неначисления НДФЛ и страховых взносов. Назовем две основные ошибки работодателей. Во-первых, включение в перечень «разъездников» сотрудников, работа которых не носит разъездного характера (например, директора, бухгалтера, юриста). Во-вторых, установление размера «разъездных» суточных, несоизмеримого с размером суточных при командировках.

Конечно, законодательство не содержит требования о соизмеримости этих двух видов суточных. Вместе с тем суточные при командировках освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере 700 руб. (при поездках внутри страны). В связи с этим невозможно (на наш взгляд) обосновать, почему при разъездном характере работы от обложения НДФЛ и страховыми взносами должны освобождаться суточные, превышающие названный лимит.

Сделанные выводы подтверждает судебная практика.

Рассмотрим в качестве примера Постановление АС СКО от 11.02.2020 по делу № А32-22252/2019. Организация не смогла убедить судей в том, что инспекция необоснованно отнесла компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей работниками, постоянная работа которых имеет разъездной характер, к элементам оплаты труда, не направленным на возмещение физическим лицам конкретных затрат.

Обратите внимание: организации были начислены НДФЛ, пени и штраф. Кроме того, инспекцией были приняты обеспечительные меры в виде запрета на отчуждение (передачу в залог) без согласия налогового органа имущества (транспортного средства, материалов), а также приостановления операций по счетам в банках.

Судьи установили, что спорные выплаты производились обществом в порядке, предусмотренном положением о разъездном характере работы и коллективным договором.

Приказом общество утвердило перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер работы. В него вошли: директор, финансовый директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник ПТО, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.

за разъездной характер работ выплачивается компенсация в усредненном размере 200 % от должностного оклада;

компенсация начисляется и выплачивается в зависимости от количества отработанных каждым работником дней;

основанием выплат являются приказ руководителя, табели учета рабочего времени, акты выполненных на объектах работ.

Проанализировав представленные обществом в подтверждение правильности исчисления НДФЛ документы (табели учета рабочего времени, бухгалтерские справки, ежемесячные приказы о выплате компенсации пропорционально фактически отработанному времени за проверяемый период), судьи сделали вывод, что спорные выплаты:

входят в действующую на предприятии систему оплаты труда;

не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально;

не являются суточными.

Арбитры решили: спорные выплаты – это составная часть заработной платы, соответственно, с этих доходов работников подлежит удержанию НДФЛ.

Обратите внимание: попытка организации добиться пересмотра дела не увенчалась успехом (Определение ВС РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499).

Еще один пример спора, который был решен в пользу проверяющих, – Постановление АС УО от 26.08.2016 № Ф09-8096/16 по делу № А50-29036/2015. В данном случае организации были доначислены страховые взносы.

Согласно приказу за разъездной характер работы установлены следующие размеры компенсации за каждый отработанный месяц:

директору – 100 000 руб.;

заместителю директора – 15 000 руб.;

водителю грузового автомобиля – 10 000 руб.

Судьи учли, что данные выплаты установлены в твердой сумме в месяц и их размер не зависит от наличия или отсутствия фактического несения сотрудниками общества расходов.

В постановлении особо отмечено, что размер выплаченной компенсации существенно превышает размер заработной платы. Например, директору за год было начислено в качестве:

заработной платы 188 тыс. руб.;

компенсации 1 200 тыс. руб.

У каждого из работников величина компенсации превышала размер заработной платы.

Кроме того, компенсация за разъездной характер работы выплачивалась в периоды:

нахождения в отпуске без сохранения заработной платы;

Оценив перечисленные обстоятельства, судьи сделали вывод, что спорные выплаты являются частью системы оплаты труда, носят систематический и стимулирующий характер, в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Подведем итог. Сэкономить на уплате НДФЛ и страховых взносов можно только в отношении выплат отдельным работникам. Попытка снизить размер обязательных платежей путем замены части заработной платы большинства сотрудников компенсацией за разъездной характер работы обернется для организации дополнительными потерями в виде уплаты пеней и штрафов.

Компенсация за разъездной характер работы: как назначить и учитывать для налогообложения

В организации есть водители-экспедиторы, они работают на автотранспорте, который принадлежит организации. Им руководство собирается назначить ежемесячную компенсацию за разъездной характер работы в размере от 800 до 1000 руб. Какие документы необходимо составить в организации, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Компенсации выплачиваются для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. В результате выплаты компенсаций работник не получает экономической выгоды, так как ему возмещаются уже понесенные им в интересах работодателя затраты. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Поэтому компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

Такие компенсационные выплаты, установленные организацией в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом затраты должны быть документально подтверждены, иначе они не могут признаваться компенсационными (а являются доплатой к заработной плате) и подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Если же организация устанавливает ежемесячную компенсацию, не возмещающую понесенные работниками затраты, такая компенсация носит характер надбавки, доплаты к заработной плате, то есть является составной частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ) и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Кроме того, могут быть установлены дополнительные выплаты, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

Обоснование вывода:

ТК РФ не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной (смотрите письмо Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482). Стороны трудового договора самостоятельно, в зависимости от конкретных условий выполнения работы определяют, относится ли та или иная работа к разъездной (письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Согласно ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора. Как следует из вопроса, характер работы в рассматриваемом случае предполагает выполнение работниками своей трудовой функции в различных местах, что отражено в трудовых договорах с работниками.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ). На такие поездки не распространяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, так как рассматриваемые служебные поездки не признаются командировками (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639, от 15.02.2017 N 03-04-06/8562). Во время служебной поездки работника, то есть выполнения им трудовой функции, ему начисляется заработная плата в обычном размере.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, перечень которых является открытым, поскольку позволяет возместить расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Так, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видим, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает два вида выплат:

возмещение расходов, которые возможно подтвердить документально (проезд, проживание, иные расходы),

и выплаты в возмещение допрасходов, которые работник несет в связи с проживанием вне дома, которые документально подтвердить можно не всегда, но которые зависят от количества дней, проведенных в разъездах, на наш взгляд, это суточные.

Так, из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что выплата суточных производится при проживании работника в связи с выполнением работ вне места постоянного жительства. Если работник ежедневно возвращается домой, то работодатель не обязан производить выплату указанных сумм.

По нашему мнению, документальным подтверждением факта выплаты суточных могут служить следующие документы:

коллективный договор (соглашение), локальные нормативные акты, в которых определен перечень должностей и категорий работников, чья работа носит разъездной характер;

трудовые договоры, определяющие размеры и порядок возмещения расходов, понесенных работниками в связи со служебными поездками;

приказы о направлении в служебные поездки;

проездные документы, отчеты о выполненной работе, маршрутные листы, путевые листы, авансовые отчеты и т.п. Смотрите Вопрос: Кадровый документооборот при разъездном характере работ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2020 г.).

Кроме того, компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы, необходимо отличать от компенсаций (Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы).

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (часть вторая ст. 164 ТК РФ). Так, если надбавки и доплаты компенсационного характера возмещают повышенные затраты труда, то компенсации возмещают денежные затраты работника, произведенные в интересах работодателя, например, расходы, понесенные в связи со служебной командировкой, при переезде на работу в другую местность, при использовании личного имущества работника.

При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников.

НДФЛ. Общие положения при разъездном характере работы

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ все доходы, полученные физическим лицом как в денежной, так и натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, облагаются налогом на доходы физических лиц.

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом физического лица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ.

Возмещение расходов при разъездном характере работы является компенсационной выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ), и не подлежит налогообложению НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.
При этом при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (смотрите письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).

Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то такие доплаты не являются компенсационными выплатами, на них не распространяется действие п. 1 ст. 217 НК РФ, и они подлежат обложению НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Верховный суд РФ в определении от 18.06.2020 N 308-ЭС20-9499 указал, что если компенсационные выплаты за разъездной характер работы входят в систему оплаты труда, не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально или суточными, а имеют фиксированный размер в зависимости от фактически отработанного времени (процент от должностного оклада), то такие выплаты подлежат обложению НДФЛ.

Если работники не возвращаются ежедневно к месту проживания, то в коллективным договоре, соглашении, локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы, положении об оплате труда и пр.) или трудовом договоре планируемую ежемесячную выплату целесообразно определить как компенсацию за разъездной характер работы, рассчитываемую в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца (смотрите п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)).

Как следовало из материалов дела (п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ от 21.10.2015)), спорная надбавка выплачивалась организацией в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, в силу которой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы.

Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в организации по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца.

При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (в настоящее время это п. 1 ст. 217 НК РФ), несмотря на то, что именовались организацией надбавками к окладу и ошибочно классифицировались в положении об оплате труда в качестве составной части системы оплаты труда.

Страховые взносы. Общие положения при разъездном характере работы

Для организаций и индивидуальных предпринимателей объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

Таким образом, компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

При этом такие затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247, от 12.11.2020 N 03-04-06/98639 и др.).

В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами, НДФЛ. Если организация выплачивает работнику надбавку (доплату) за разъездной характер работы, то соответствующее условие также должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Обобщим сказанное применительно к ситуации

Как уже сказано выше, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

При этом суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками вне места его постоянного жительства, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 08.12.2020 N 03-04-06/107247).

В отношении суточных в письме Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696 сказано, что с учетом того, что согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам. Смотрите также Вопрос: Какими документами должны подтверждаться суточные для налогового учета при разъездном характере работы, если первичные документы (чеки) по израсходованным суточным не требуются (НДФЛ и страховыми взносами не облагаются)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.).

Из сказанного, на наш взгляд, следует, что дополнительные расходы, связанные с проживанием работников с разъездным характером работы вне места постоянного жительства (суточные), могут быть установлены в определенном размере, но их выплата осуществляется в зависимости от нахождения работника в служебных поездках.

Документы, подтверждающие компенсацию работнику фактически произведенных им расходов по разъездам (смотрите также: Вопрос: Документальное подтверждение расходов на компенсации, связанные с разъездным характером работы (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)):

1) трудовой договор (с указанием на разъездной характер работы, порядком возмещения затрат работника, связанных с выполнением его служебных обязанностей);

2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:

перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,

размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,

порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

4) билеты, документы, подтверждающие произведенные расходы;

5) если обсуждаемая компенсация будет установлена в зависимости от дней, проведенных в разъездах (при условии, что работники не возвращаются ежедневно к месту жительства), нужен расчет такой выплаты, составляемый по итогам месяца.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;

— Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;

— Энциклопедия решений. Компенсационные выплаты, входящие в состав заработной платы;

— Комментарий к письму Минфина России от 08.12.2020 N 03-04-06/107247 «О страховых взносах и НДФЛ при выплате суточных и компенсации расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы» (М.А. Липина, журнал «Строительство: акты и комментарии для бухгалтера», N 1, январь 2021 г.);

— Вопрос: Может ли работодатель выплачивать при разъездном характере работы компенсацию за питание, а суточные не платить? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Стафеева Лариса

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена

3 ноября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Оцените статью:

[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]