Командировка водителя грузового автомобиля

Командировка водителя грузового автомобиля

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Компания может выделить сотруднику транспорт для служебной поездки в другой город. Законодательных запретов на это нет. В статье разбираемся, как оформить такую командировку, что делать в случае ДТП, и какие документы собрать для отчётности.

Как оформить поездку

Любая командировка имеет общие подготовительные этапы, и командировка на служебном автомобиле не исключение. Работодатель должен:

1. Выбрать подходящего сотрудника. Если это требуется по закону, получить от него письменное согласие.

3. Выдать сотруднику аванс на суточные и проживание. Транспортных расходов для самого работника, если он не водитель, при поездке на служебном автомобиле не будет.

Особенности поездки на служебном транспорте связаны с расчётом её длительности и дополнительными подтверждающими документами.

Во-первых, в приказе о командировке желательно указать, что поездка будет на автомобиле компании. Это не обязательное требование, но тогда не придётся оформлять отдельное распоряжение о выделении транспорта работнику как основание для поездки. И так будет проще собрать все документы к авансовому отчёту.

Во-вторых, согласно ч. 2 п. 7 Положения о командировках фактический срок командировки при поездке на служебном автомобиле подтверждают не билеты, а служебная записка. Командированному сотруднику необходимо заранее подготовить этот документ и взять с собой, чтобы кадровик или руководитель принимающей стороны поставили отметки о его прибытии и отъезде. Служебная записка заменяет командировочное удостоверение, которое уже необязательно оформлять. Строгих требований к оформлению записки нет — её пишут в свободной форме.

Отметки принимающей стороны — не обязательное требование, а рекомендация, чтобы было проще подтвердить фактический срок командировки

В-третьих, при планировании срока командировки необходимо учитывать Особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утверждённые Приказом Минтранса от 16.10.2020 № 424. Согласно документу управлять служебным автомобилем можно не более 9-10 часов в сутки (п. 10), а не позднее 4 часов 30 минут непрерывного вождения нужно делать перерыв не менее 45 минут (п. 13).

Иногда работодатели забывают об этом правиле и нарушают трудовые права водителей. Добросовестные руководители, наоборот, изначально устанавливают во внутреннем положении о командировках ограничения для поездок на служебном автомобиле: например, не больше 300-400 км за поездку, кроме командировок первых лиц.

Режим вождения и отдыха автоматически регистрируется тахографом. Его обязательно устанавливают на грузовики и автобусы согласно приложению 2 к Приказу Минтранса России от 28.10.2020 № 440. Режим труда водителей легковых автомобилей, где тахографа нет, можно проконтролировать по путевым листам. В них водитель отмечает время стоянки и показания одометра. Путевой лист для командировки может быть выписан на смену, если водитель только отвезёт сотрудника к месту командировки и вернётся назад, либо на весь срок поездки, если служебный автомобиль выделен сотруднику на таких условиях.

Как подтвердить расходы компании на транспорт

Использование автомобиля компании для командировки подтверждают служебной запиской и путевым листом, маршрутным листом, чеками на ГСМ, иными документами по ч. 2 п. 7 Положения №749.

Путевой лист. Это обязательный документ для поездок на служебном автомобиле по п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 №259-ФЗ. При отсутствии путевого листа инспектор ГИБДД вправе оштрафовать водителя на 500 рублей по ст. 12.3 КоАП РФ. И налоговая инспекция не признает расходы на служебный автомобиль, ГСМ в командировке обоснованными.

Путевые листы запрашивает трудовая инспекция при проверке, чтобы контролировать соблюдение режима труда и отдыха для водителей. Также ими интересуется Ространснадзор (межрегиональные УГАДН).

В 2022 году нет унифицированной формы путевых листов. Каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк с учётом обязательных реквизитов по Приказу Минтранса России от 11.09.2020 №368. За основу можно брать Типовую межотраслевую форму №3, дополнив её нужными графами.

Маршрутный лист. Применяется только в том случае, если это предусмотрено учётной политикой компании. Он доказывает, что служебный автомобиль используется для деловых, а не личных целей. Учесть расходы на ГСМ только по маршрутному листу нельзя. Но документом можно обосновать фактический срок пребывания в командировке для суточных, а также использование автомобиля именно для командировки. Форму маршрутного листа каждая организация устанавливает самостоятельно.

Чеки на ГСМ. Многие фирмы выдают водителям корпоративные топливные карты, с помощью которых те рассчитываются на АЗС. В этом случае собирать чеки на ГСМ не нужно. Компания сама проконтролирует все расходы на бензин и расходники, получит платёжные документы через личный кабинет у эмитента карты.

Счета, квитанции из автосервисов. Ими можно подтвердить расходы на вынужденный ремонт автомобиля в пути и другие расходы на техобслуживание машины в командировке.

Нужно ли проходить медосмотр и техосмотр

Штатный водитель служебного автомобиля проходит обязательный предрейсовый и послерейсовый медосмотр согласно п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Без этого он не может управлять транспортом. Отметку о медосмотре ставят в путевой лист, в графу «Сведения о водителе».

Все юрлица, которые используют служебный автотранспорт для собственных нужд, проводят обязательный предрейсовый (предсменный) контроль его технического состояния (п. 2 Порядка в ред. Приказа Минтранса России от 15.01.2021 №9). Без этой процедуры машину нельзя выпускать на линию. Отметку о техосмотре ставят в путевой лист, в графу «Сведения о транспортном средстве».

Допуск к работе водителя без медосмотра будет стоить компании до 50 тыс. рублей штрафа по ст. 11.32 КоАП РФ. Отсутствие отметки в путевом листе о техосмотре обойдётся тоже в 50 тыс. рублей по ст. 12.31 КоАП РФ.

Что делать в случае поломки или ДТП

Сотрудник должен сразу сообщить своему непосредственному руководителю или вышестоящему руководству о происшествии в командировке. Это его обязанность по ст. 21 ТК РФ. Дальнейшие действия будут зависеть от инструкций начальника и характера внеплановой ситуации.

ДТП на служебном автомобиле по сути не отличается от аварии на личном транспорте. Водитель должен выполнять порядок действий, предусмотренный п. 2.5, 2.6, 2.6.1 ПДД. Если он будет признан виновным в аварии, ущерб пострадавшей стороне будет возмещать его работодатель — компания, которая отправила его в служебную поездку.

Компания потом может предъявить регрессные требования к водителю как к виновнику ДТП, то есть сначала выплатит определённую сумму пострадавшему, а потом взыщет её со своего работника.

Если командированный сотрудник пострадал в ДТП, ему оформят больничный. Работник имеет право на компенсацию суточных за всё время нетрудоспособности, расходов на жильё, пособие по временной нетрудоспособности по п. 25 Положения №749. Ещё он может получить возмещение затрат на лечение и страховые выплаты, если ДТП признают несчастным случаем на производстве.

При поломке авто необходимо сразу сообщить руководителю и действовать по его инструкциям. Если он разрешит ремонт служебного автомобиля за счёт командированного сотрудника или водителя, то можно починить машину и продолжить поездку. Компания затем возместит эти затраты. Статья 168 ТК РФ разрешает компенсацию иных расходов, произведённых с разрешения и ведома работодателя.

Командированный сотрудник имеет право на суточные и возмещение расходов на жильё за все дни вынужденной задержки в служебной поездке — п. 11 и 13 Положения №749.

Какие отчётные документы собрать

Сотрудник в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт. При поездке на служебном автомобиле он прикладывает к отчёту служебную записку о фактическом сроке пребывания в командировке. Если в пути были вынужденные задержки из-за поломки транспорта или ДТП, работник обосновывает их в тексте.

Обязанность сотрудника — подтвердить документально свои расходы на жильё и время нахождения в командировке. Затраты на ГСМ и эксплуатацию автомобиля обосновывает служба транспорта или тот отдел, который отвечает за служебный транспорт.

К авансовому отчёту работника для учёта командировки на служебном авто прикладывают:

• обязательно — путевой лист;
• чеки за ГСМ или выписки с топливной карты;
• чеки из автосервиса, если там чинили автомобиль в поездке;
• другие документы по ч. 2 п. 7 Положения №749.

Командировка на служебном автомобиле содержит больше рисков для работодателя, чем обычные поездки на поезде, автобусе, самолёте. Компанию могут оштрафовать за возможные нарушения режима труда и отдыха водителя, ошибки в путевых листах. А в случае ДТП по вине водителя служебного автомобиля работодатель будет возмещать ущерб пострадавшей стороне.

Чтобы сократить риски, воспользуйтесь сервисом Туту Командировки. Бронируйте отели, билеты на самолёты и поезда без корпоративных комиссий, оплачивайте с онлайн-депозита или банковской картой и получайте все отчётные документы для бухгалтерии в корпоративном аккаунте Туту.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Командировка водителя грузового автомобиля

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

• распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
• заказать звонок оператора и т.п.,
• посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
• родители детей с ограниченными физическими возможностями;
• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
• кандидаты в депутаты в период выборов.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ.

Есть нюансы и при направлении в командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
• заполнить авансовый отчёт;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные документы за проживание в гостинице

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ. Где можно жить в командировке кроме отеля

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?

Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».

Рекомендуем онлайн-курс Заработная плата. Средний заработок . В программе обучения: расчет зарплаты; все виды компенсационных и стимулирующих выплат, в том числе сверхурочные; работа в выходной день, ночные. Премии, командировки, больничные, иные пособия – лектор приведет все случаи расчета среднего заработка.

Что такое командировка работника

Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:

1. В командировку можно направить только то физическое лицо, с которым работодатель заключил трудовой договор. Например, лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не могут быть направлены в служебную командировку. Так как отношения между данными лицами и работодателем не являются трудовыми, то есть не подпадают под действие ТК РФ.
2. В организации должен быть оформлен распорядительный документ о направлении работника в служебную командировку (например, приказ), который подписывается руководителем.
3. Срок командировки и служебное поручение должны быть четко определены. Несмотря на то, что согласно действующему законодательству, срок командировки не ограничен, не следует забывать о том, что он должен быть целесообразным. Вряд ли можно поручить работнику выполнение служебного задания сроком в один год. Здесь уже речь может идти не о служебной поездке, а о временном переводе работника на работу в другую местность или в другое подразделение.
   Также следует добавить и о служебном поручении: оно должно носить только производственный характер. Например, запрещено направлять работника в командировку для выполнения личных поручений руководителя. Данный факт будет указывать на нарушение норм ст.60 ТК РФ. В соответствии с указанной нормой запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовой функцией, которая определена ему трудовым договором.
4. Служебное поручение должно выполняться вне места постоянной работы.

Служебная поездка. В чем отличие от командировки

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.

То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.

Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.

Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.

Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам: