Использование служебного автомобиля в личных целях ответственность

Особенности использования служебного имущества в личных целях

В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях. Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто. Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.

Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.

К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.

Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?

ВАЖНО! Образец приказа об использовании работником служебного имущества в личных целях от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.

Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах. Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:

• Удержания из зарплаты для возмещения ущерба. Если в процессе использования служебного имущества в личных целях произошла поломка собственности, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Однако придется созывать комиссию, доказывать факт наличия противоправных действий со стороны сотрудника. Этот вариант не подходит совершенно, если работник просто использует служебное имущества, в процессе чего возникают траты, однако ущерб собственности не причинен.
• Удержания по заявлению сотрудника. Из зарплаты могут выполняться любые удержания, если они производятся по инициативе работника. Это законный вариант получить компенсацию, но и он неоднозначен. Придется договариваться с сотрудником, так как заявление на удержание он подает добровольно. Не каждый человек согласится с уменьшением своей зарплаты.

Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.

Особенности учета

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

• В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
• Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
• При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2016 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

Приказ о запрете использования служебного транспорта в личных целях

Если личное авто сотрудника используется в служебных целях, работодатель обязан начислить ему компенсацию. Однако случается и обратная ситуация. Работнику может предоставляться служебное авто. И в этом случае уже он несет ряд обязанностей. Может ли сотрудник использовать служебное авто в личных целях? Этот вопрос не регламентирован законом. То есть руководитель может самостоятельно определять рамки эксплуатации ТС. Но для этого ему потребуется издать соответствующее распоряжение.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Правомерен ли запрет на использование авто в личных целях?

Запрет на использование служебного ТС в личных целях считается правомерным. Соответствующий вывод можно сделать из судебной практики. В частности, из Апелляционного определения Мосгорсуда №33-14444/2018 от 4 апреля 2018 года. В рамках дела сотрудник предоставил расписку о том, что он обязуется не использовать ТС в личных целях. Но позже работник посчитал, что подобный запрет является необоснованным.

Однако суды единогласно подтверждали работодателя. При этом они сослались на то, что руководитель согласовал запрет на эксплуатацию авто с профсоюзом. Подобное решение не противоречит статье 8 ТК. Кроме того, запрет можно отнести к обязанностям сотрудника добросовестно выполнять свою работу и соблюдать нормы безопасности труда.

Из этого решения можно сделать вывод, что работодатель имеет право ввести запрет на эксплуатацию служебного ТС в личных целях. Но при этом рекомендуется согласовать подобное решение с профсоюзом. Если возникнет конфликт с сотрудником, наличие согласия с профсоюзом поможет выиграть дело в суде.

Для чего нужно введение запрета?

Работодателю имеет смысл ввести запрет на использование авто для достижения этих целей:

• Обеспечение безопасности труда.
• Предупреждение излишнего расхода топлива.
• Предупреждение аварий, нанесения ущерба авто.

По умолчанию никакого запрета на эксплуатацию личного ТС нет, так как нет соответствующего положения в законах. Для введения ограничений работодателю нужно издать распоряжение.

Образец приказа

Распоряжение об ограничении эксплуатации авто составляется в свободной форме. Вид документа не регламентирован нормативными актами. Но приказ должен соответствовать стандартным требованиям: указание всей необходимой информации, наличие подписи руководителя и даты. Примерный образец распоряжения:

23 марта 2018 года

О запрете использования служебного ТС в личных целях

Для достижения целей по обеспечению безопасности труда

1. Запретить использование служебных авто в личных целях.
2. Руководителям отделов донести положения настоящего распоряжения до своих подчиненных.
3. Контроль над выполнением положений настоящего приказа оставляю за собой.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

Служебный автомобиль в личных целях

Согласно законодательству РФ, свободное использование коммерческого (служебного) транспорта в личных целях запрещено. Связано это, в первую очередь, с тем, что вся деятельность бизнеса подконтрольна и регламентирована обязательной бухгалтерской отчетностью.

На каждую поездку служебного автомобиля составляется путевой лист, списывается топливо, насчитывается заработная плата водителю. Затраты на поездку четко рассчитываются и списываются бухгалтерией как затраты на производственную деятельность, после чего вычитаются из налогооблагаемой прибыли.

Если коммерческий транспорт используется несанкционировано, не подтверждается никакими внутренними правилами и инструкциями, не проводится по бухгалтерии и не сопровождается списанием затрат, то компания несет потери:

• имущественные — износ механизмов автомобиля, расход горюче-смазочных материалов, увеличение амортизационных затрат (расходы на ремонт);
• материальные — повреждение или неумышленное уничтожение автомобиля.

Разумеется, будут проблемы с налоговыми органами, которые любые расходы и затраты на служебный транспорт воспринимают как расходы деятельности компании.

Когда можно приватно использовать коммерческий транспорт?

Только когда в коммерческой компании на этот счет действуют легальные правила (один из вариантов):

• транспорт должен быть под строгим контролем, использоваться только в служебных целях и только в рабочее время;
• сотрудникам разрешено использовать транспорт личных целях в нерабочее время (требуется соответствующая регламентирующая документация — инструкции, протоколы, узаконенные правила).

Первый вариант понятен и прозрачен — все затраты проводятся по бухгалтерской отчетности. Во втором случае компания должна четко определить «правила игры» и сформулировать в инструкциях основные вопросы: как компенсируется расход ГСМ, как контролируется пробег по спидометру, как ведется отчетность по использованию транспорта, и как используются автомобили.

Правила частного использования служебного автомобиля должно быть утверждены руководящими органами компании и согласованы с налоговыми органами в рамках действующего законодательства.

Какие нужны документы?

Чтобы сотрудник компании мог без последствий управлять служебным автомобилем в нерабочее время, у него на руках должны быть:

• приказ о закреплении автомобиля за определенным сотрудником;
• акт приема/передачи машины (с фиксацией показаний спидометра);
• договор аренды (субаренды) авто;
• приказ о предоставлении сотруднику выходного дня (если машина используется в рабочее время).

Любой из этих документов временно снимает транспортное средство с баланса компании и переносит ответственность за сохранность и целостность авто, а также затрат на ГСМ и амортизацию на водителя, сидящего за рулем. При этом, документы должны оформляться каждый раз, когда автомобиль выезжает из парка компании не по служебной надобности (то есть, по путевому листу). Именно по этой причине такой механизм использования машины не слишком практичен.

Путевой лист сотруднику, использующему авто в неслужебных целях не нужен. Однако, инспектор ГИБДД может его затребовать, и водителю придется самостоятельно решать вопрос его отсутствия .

Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)

Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.

• На основании статьи 642 ГК РФ, если компания арендует только авто, то управлять машиной имеет право и сам владелец-сотрудник, и другие сотрудники фирмы.
• На основании статьи 632 ГК РФ, при аренде компанией частного авто с водителем, управлять машиной может только арендодатель.

И в том, и в другом случае, использовать в нерабочее время арендованную машину можно без дополнительных документов, так как владелец авто имеет к нему право доступа в любое время.

Если же оба варианта аренды транспортного средства компанию не устраивают, потребуется акт приема/передачи служебного транспортного средства определенному сотруднику, который может использовать его во внеслужебных целях.

Допускается также аренда сотрудником служебного автомобиля на определенное время. Но в этом случае, система бухгалтерского учета будет сложнее, так как придется рассчитывать налог на доход компании с аренды своего транспорта.

Возмещение расходов при использовании служебного авто

Вопросы возмещения затрат на используемый в личных целях служебный автомобиль — один из главных вопросов, которые компания должна сразу решить и узаконить документально, чтобы не нести убытки и не подвергнуться санкциям сотрудников налоговой инспекции.

Способов возмещения сотрудником денежных расходов при эксплуатации служебного транспорта несколько:

• в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
• сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
• сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).

Руководство компании само выбирает форму начисления и погашения затрат, после чего схема прописывается в правилах фирмы и отражается в бухгалтерской документации.

Точно так же контроль неслужебной эксплуатации автомобиля может вестись по пробегу (разрешенное количество километров, которые можно проехать на коммерческом авто при личной эксплуатации), что позволяет ограничить и контролировать амортизацию машины и затраты на ее обслуживание и ремонт.

Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.

1. Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни?
   Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
2. Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске?
   Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
3. Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях?
   По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
4. Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП?

В заключении отметим, что использование коммерческого (служебного, корпоративного) транспорта в личных целях директора или сотрудников компании допускается. Но только в том случае, если в Политике, должностных инструкциях и приказах четко указаны условия такой эксплуатации и методы контроля затрат. Отдельный случай — аренда авто у компании и аренда машины компанией у сотрудника, где действуют правила аренды движимого имущества.

Несогласованная с руководством и никак не контролируемая неслужебная эксплуатация корпоративного транспортного средства запрещена законом, так как ведет к прямым имущественным и материальным убыткам (расходы на ГСМ, амортизация ТС). В случае ее выявления, сотрудник будет нести финансовую, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.

Автор: Киселев Я.Л.