Договор аренды автомобиля между организацией и сотрудником предприятия

Аренда автомобиля у работника и учредителя: особенности учета расходов

Мы ООО на ОСНО (оптовая торговля расходными материалами). Компания состоит из ген. директора, коммерческого директора и руководителя отдела продаж — все трое являемся учредителями фирмы. У каждого имеется автомобиль, который используется для работы по получению товара от поставщиков и доставке его клиентам. Мы заключили договора аренды ТС без экипажа и установили размер арендной платы 25 000 рублей.

С этой суммы мы платим НДФЛ 13% и все. Все эти суммы мы относим к расходам компании. В договоре прописано, что данная сумма за аренду включает в себя расходы на содержание, страхование и ГСМ, но документально это никак не подтверждается. Можно ли так делать и не возникнет ли у налоговой вопросов почему мы относим это к расходам и не подтверждаем документально (чеками с заправки и т.п.)?

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Таким образом, договор аренды имущества предусматривает уплату арендатором арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.

Согласно ст. ст. 642, 644 — 646 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

Арендатор своими силами и средствами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Следовательно, управление и эксплуатационно-техническое обслуживание транспортного средства осуществляются непосредственно самим арендатором (ООО) путем привлечения соответствующих работников.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Учитывая изложенное, затраты арендатора, произведенные по договорам аренды транспортных средств, в том числе затраты на приобретение им топлива для обеспечения работы данных автомобилей исходя из их фактического пробега, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.

В Вашей ситуации не имеют документального подтверждения как расходы на ГСМ, так и сам факт использования арендованных автомобилей в производственных целях (путевые листы не оформляются), поэтому претензии к расходам, возникающим по договорам аренды автомобилей, у работников налоговой службы обязательно возникнут.

Также Вам следует учитывать, что налоговые органы, в соответствии с п. 2 ст. 40 НК РФ, вправе проверять правильность применения цен по сделкам, в том числе и между взаимозависимыми лицами, исходя из рыночных цен. По мнению Минфина РФ, арендная плата за автомобиль может быть отнесена к расходам и учтена налогоплательщиком при определении объекта налогообложения в составе расходов, уменьшающих доходы, по цене сделки. Однако при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль, организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе (Письмо от 19.08.2005 N 03-11-04/2/52).

Также отмечу, что включение в сумму арендной платы стоимости ГСМ может послужить поводом для переквалификации арендных отношений в отношения по использованию личных автомобилей работников в служебных целях. Основанием для выплаты компенсации за использование личного имущества работников в служебных целях, является ст. 188 Трудового кодекса РФ. Условия и порядок выплаты компенсации за использование работниками личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 от 22.07.92 N 13.

В соответствии с указанным Письмом в размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче — смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника гл. 25 НК РФ не предусмотрены.

Вместе с тем, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, Минфин РФ считает, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта, поименованного в ст. 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Договор аренды авто у сотрудника, на котором он сам же будет ездить — образец 2022

Организации не всегда выгодно приобретать и содержать собственный транспорт. Вариантом решения вопроса с нуждаемостью в поездках становится использование личного автомобиля сотрудника. Для этого составляется договор аренды авто, на котором он сам будет ездить.

Как составить договор аренды авто у сотрудника, на котором он сам же будет ездить?

Эксплуатировать имущество работника в рабочих целях можно при условии оформления документально. Работодатель обязан компенсировать связанные с этим расходы в силу ст. 188 ТК РФ. Производится доплата на основании договора аренды автомобиля, который может быть составлен как без экипажа, так и с экипажем. В первом случае организация арендует только транспортное средство, во втором – с условием, что сотрудник будет ездить на нем сам.

Если за рулем будет находиться только сам собственник (работник организации), то речь идет об аренде с экипажем. Все необходимые моменты должны быть закреплены договором. В соответствии с документом работник предоставляет работодателю машину во временное владение и пользование за установленную плату, при этом оказывает своими силами услуги по управлению и технической эксплуатации. Правоотношения регулируются ст. 632 ГК РФ.

В договоре аренды авто под управлением работника должны быть следующие реквизиты:

1. Наименование документа, дата и место составления.
2. Информация о сторонах отношений: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации – для сотрудника-арендодателя, наименование организации, реквизиты представителя – для работодателя-арендатора.
3. Полное описание транспортного средства, передаваемого во временное владение и пользование. Характеристики должны соответствовать технической документации. Сведения о ПТС, СТС, правоустанавливающем документе, полисах ОСАГО или КАСКО.

Указывается также стоимость автомобиля в качестве оценочной для возмещения возможного ущерба. Прописываются данные имущества, передаваемого в аренду вместе с ТС.

1. Информация о том, что услуги по управлению и технической эксплуатации будет осуществлять сам работник. Прописываются сведения о трудовом договоре, заключенном с ним.
2. Права и обязанности сторон, включая выполнение капитального и текущего ремонта ТС, страхованию и т.д.
3. Размер арендной платы и порядок ее внесения.
4. Ответственность сторон.
5. Срок действия договора и порядок его расторжения.
6. Иные положения по договоренности сторон.
7. Реквизиты арендодателя и арендатора, их подписи с расшифровкой.

Документ составляется в двух экземплярах равной юридической силы.

Необходимо также предусмотреть передаточный акт, где будут указано техническое состояние автомобиля на момент его передачи. Акт также подписывается обеими сторонами. У каждого участника сделки остается по экземпляру договора аренды и акта приема-передачи.

На что обратить внимание?

Такого вида соглашение между работодателем и работником имеет свои особенности:

• если автомобиль находится в совместной собственности, необходимо от супруги арендодателя получить нотариальное согласие на сдачу его в аренду;
• пропишите все моменты, касающиеся текущего и капитального ремонта арендуемого ТС, они должны производиться за счет арендодателя;
• организация, выплачивающая работнику плату за аренду его автомобиля, выступает для него налоговым агентом, т.е. должна исчислять и удерживать НДФЛ (сумма арендной платы будет зачисляться за вычетом налога);
• арендодатель (работник) должен самостоятельно страховать свою машину;
• арендатор (организация) несет расходы на эксплуатацию ТС в коммерческих целях: оплату бензина и расходных материалов.

Форма договора аренды автомобиля у работника

Законодательством не установлено строгой формы документа. Она обычная письменная, где учтены все договоренности сторон, не противоречащие действующим нормативным актам.

Образец

Составить договор аренды автомобиля у самого сотрудника можно по представленному образцу, прописав свои реквизиты.

Бланк

Распечатайте ниже бланк и заполните самостоятельно его при аренде автомобиля у сотрудника.

Как составить договор аренды автомобиля

До 2012 года для того, чтобы передать право управления транспортным средством другому лицу, требовалось оформлять доверенность. Теперь владельцу автомобиля достаточно вписать в полис ОСАГО того человека, который будет допущен к управлению автомобилем. Однако именно грамотно составленный договор аренды убережет хозяина от возможных неприятных последствий использования транспортного средства другим лицом, например от уплаты чужих штрафов. Даже если речь идет о передаче машины хорошему знакомому, следует не только вписать нового водителя в страховой полис, но и заключить арендное соглашение на весь период использования автомобиля иным лицом.

1. Образец акта приема-передачи транспортного средства по договору аренды
2. Бланк договора аренды транспортного средства
3. Образец договора аренды автомобиля с экипажем

Что указать в договоре

Арендные сделки оформляются в простой письменной форме. Нотариальная заверка договора не требуется, но если стороны изъявят желание, документ может быть оформлен у нотариуса.

Сделка может носить исключительно возмездный характер. Если же вы хотите передать машину бесплатно, то это не договор аренды, а договор безвозмездного пользования.

Типовой договор аренды ТС должен содержать:

• информацию о сторонах, реквизиты участников соглашения;
• предмет договора;
• условия, на которых заключается соглашение;
• права и обязанности участников и степень ответственности каждой из сторон;
• срок действия заключенного соглашения.

Помимо перечисленного, исходя из нюансов конкретно взятой ситуации, в документ могут вноситься дополнительные пункты по усмотрению сторон, не противоречащие нормам законодательства.

Важно! Если в страховке указано неограниченное количество лиц, которые могут быть допущены к управлению, вносить изменения в полис в связи с передачей автомобиля в аренду не потребуется. В противном случае после заключения сделки владельцу придется обратиться в страховую компанию с заявлением о внесении в полис ОСАГО нового арендатора транспортного средства.

Предмет договора

Предметом договора аренды транспортного средства является передача автотранспорта в пользование другому лицу. В данном пункте соглашения следует максимально подробно указать все технические характеристики машины:

• марку, модель и цвет;
• тип кузова;
• год выпуска и пробег;
• идентификационный номер, номер шасси, модель и номер двигателя;
• государственный регистрационный номер, а также номер свидетельства о постановке на учет.

Кроме сведений, указанных в ПТС транспортного средства, в данный пункт договора следует включить информацию о текущем состоянии машины, в том числе возможные дефекты и неисправности. В наибольшей степени это поможет обезопасить арендатора, и избежать претензий со стороны хозяина после возврата автотранспорта владельцу.

Рекомендуем составить акт приема-передачи ТС в качестве приложения к договору, где детально будет отражено текущее состояние автомобиля.

Условия договора

В данном пункте прописываются условия, в соответствии с которыми арендодатель передает свой автотранспорт в пользование иному лицу. В том случае, если машина передается безвозмездно, достаточно указать период, в течение которого арендатор сможет эксплуатировать автомобиль. Если сделка носит коммерческий характер, прописываются размер и порядок оплаты аренды.

Права, обязанности и ответственность сторон

Важной частью договоренности является пункт, где будет обозначена степень ответственности владельца ТС и арендатора на период действия соглашения, их права и обязанности, согласно договору. Во многом это зависит от особенностей сделки. Исходя из нюансов соглашения, сторонам необходимо определить следующее:

1. Круг лиц, которые имеют доступ к управлению и использованию ТС на период действия аренды.
2. Кто оплачивает расходы по содержанию и текущему ремонту автомобиля.
3. В каком порядке возмещается ущерб арендодателю в случае утраты или повреждения автомобиля.

В большинстве случаев при ДТП ответственность несет именно то лицо, которое фактически управляло транспортным средством. Таким образом, если машина передана в аренду без экипажа, в данном пункте договора необходимо указать, что все расходы, связанные с использованием автомобиля, ложатся на арендатора машины, включая возмещение ущерба третьим лицам, возникшее по вине водителя.

Порядок расчета

В данной части договора указывается, каким образом производится оплата, в каком размере и когда. Если оплата проходит частями, например равными ежемесячными платежами, это следует дополнительно указать в договоре.

Срок действия договора

Следует указать не только период, на который заключается договоренность, но и возможность пролонгации либо отсутствие такой возможности. Срок аренды может быть любым. Если он не определен, то договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. В этом случае любая сторона может отказаться от договора, предупредив другую за один месяц (ч. 2 ст. 610 ГК РФ).

Особенности заключения договора аренды ТС

При составлении договора аренды автомобиля сторонам требуется учесть ряд важных моментов. Нельзя забывать, что автотранспорт является средством повышенной опасности — в случае ДТП существует риск причинения ущерба третьим лицам, что, в свою очередь, влечет определенные меры ответственности для виновного в аварии лица.

Договор аренды, заключенный с учетом всех особенностей, обезопасит владельца транспортного средства от возможных неприятных последствий, связанных с участием в ДТП автомобиля, переданного в пользование другому лицу. При передаче транспортного средства другому человеку без заключения арендного соглашения владельцу машины может грозить:

1. Необходимость несения административной, гражданской или даже уголовной ответственности в случае ДТП. Доказать, что за рулем на момент аварии находился другой человек, возможно не всегда.
2. Вероятные дополнительные расходы, например в связи с недобросовестной эксплуатацией автомобиля. Даже небольшая царапина или вмятина на кузове потребует значительных затрат, а без арендного соглашения получить деньги с лица, фактически пользовавшегося машиной, сложнее.
3. Материальные затраты на возмещение ущерба третьим лицам.
4. Штрафы, которые в автоматическом режиме будут направляться на имя владельца ТС.

Именно поэтому важно не только документальное заключение договоренности на право временного пользования транспортным средством, но и учет всех особенностей такой сделки.

С экипажем

Практически в любом городе имеются фирмы, где при наличии водительских прав любой желающий может взять автомобиль на прокат. Дорогие машины представительского класса обычно сдаются в аренду с экипажем. Это означает, что управлять транспортным средством будет не арендатор автомобиля, а водитель. В таком варианте арендатор автотранспорта несет дополнительные расходы, связанные с услугами прикрепленного к ТС водителя, тогда как расходы по текущему и капитальному ремонту, а также иные расходы, возникшие в ходе эксплуатации машины, остаются в введении арендодателя.

Без экипажа

Сторонами арендного соглашения на транспортное средство могут быть как физические лица, так и субъекты предпринимательской деятельности, например, когда речь идет об организации, занимающейся сдачей автомобилей в прокат. Если транспортное средство передается для эксплуатации другому лицу без экипажа, в договоре распределяется степень ответственности сторон прямо пропорционально их правам и обязанностям на период действия сделки.

Между физлицами

Сделка по передаче во временное пользование автотранспорта, где сторонами соглашения являются физические лица, заключается с целью получения материальной выгоды либо абсолютно безвозмездно. Напомним, что это договор безвозмездного пользования, а не аренды. Владелец автомобиля на правах собственника может распоряжаться личным имуществом по своему усмотрению. Следует учитывать, что право распоряжения имеется только у законного владельца машины либо у доверенного лица, действующего в интересах собственника. Соответственно, арендодателем может быть только сам хозяин или лицо, уполномоченное владельцем на совершение такого рода сделок.

Если сторона по сделке — юрлицо

Возможны различные ситуации, когда необходимо составление договора аренды ТС, где одной из сторон соглашения является юридическое лицо. Например, прокат авто, который также представляет собой разновидность арендного соглашения. Или передача частным лицом своего автомобиля в эксплуатацию фирме, оказывающей услуги такси. В соглашении, где одна из сторон сделки является юридическим лицом, должно быть указано полное наименование организации, полный юридический адрес и прочие реквизиты. Документ заверяется печатью организации (при наличии) и визируется подписью лица, имеющего правомочия на совершение подобных действий на основании устава организации либо по доверенности. Заверять нотариально соглашение, одним из участников которого является юрлицо, необязательно.

Если сторона по сделке — ИП

Арендное соглашение, заключенное с индивидуальным предпринимателем, существенно не отличается от аналогичного договора, заключаемого с юридическим лицом. Меняются лишь реквизиты сторон в договоре. Права и обязанности остаются прежними.